Loi NRE : Triade vous propose des conseils pratiques pour faire le point sur vos CGV
OPTIMISER LES CGV EN FONCTION DE LA LOI NRE
La loi NRE du 15 mai 2001 (2001-419 du 15 mai 2001) a transposé dans le droit français la Directive européenne du 29 juin 2000 (2000/35/CE).
Le code de commerce a modifié les articles L441-3, L441-5, L441-6 en tenant compte des dispositions de cette nouvelle Loi. Depuis le 15 mai 2001, date d'application de la "loi NRE", force est de constater qu'il n’existe aucun recul significatif du retard des délais de paiement. Les entreprises rencontrent de nombreuses difficultés dans la mise en application de ces textes car :
- Le relationnel (rapport de force) entre le client et son fournisseur est très souvent déséquilibré, trop de clients se trouvent en position de subordination et de dépendance sur le plan économique vis à vis de leur fournisseur
- Une fidélité et une collaboration de longue date ont crée des habitudes voire des situations anormales par rapport à la nouvelle loi
- La crainte, en cas de facturation d’intérêts de retard, de perdre le client (« il vaut mieux fidéliser et pérenniser la relation commerciale, car cela coûte moins cher »….) et de le voir partir à la concurrence.
-La prise en compte dans les résultats de l’exercice des pénalités de retard alors que les dites pénalités n’ont pas été encaissées, constitue un facteur de rejet de l’application des dispositions de la Loi NRE
Le créancier se voit doublement pénalisé, son client paie avec retard, il n’encaisse pas les pénalités et il doit comptabiliser ces dernières dans ses résultats (augmentation du bénéfice imposable).
- Alourdissement des tâches du gestionnaire de comptes en cas de non paiement des factures d'intérêts de retard.
- Frein technique: rares sont les logiciels qui calculent automatiquement le montant exact des intérêts de retard. Le calcul manuel ainsi que l'édition non automatisée des factures sont générateurs de coûts cachés non négligeables.
Devant les difficultés de la mise en application de ces textes, il faut toutefois noter les mesures d'assouplissement de l’Administration Fiscale: ces mesures rendent taxables les pénalités lors de leur encaissement (mesure reconduite depuis 2002 par la nouvelle Loi de Finance) et déductible dans les comptes du client débiteur.
Au vu des nombreuses missions réalisées par la Société TRIADE auprès de ses clients, il nous est possible de tirer quelques conclusions sur la façon d’appliquer la loi NRE pour favoriser la réduction des délais de paiement.
1) DÉLAI DE PAIEMENT
Principes et textes
La liberté contractuelle est la règle entre les parties co-contractantes c’est à dire que les conditions de paiement font partie intégrante de la négociation commerciale.
C’est un délai supplétif mais qui doit devenir « une ardente obligation »…
A défaut de délai de paiement défini dans le contrat, c’est le délai de 30 jours qui s’applique.
Attention à ne pas être discriminatoire pour une même famille de clients.
Constat observé sur le terrain
- Trop souvent, la date de paiement ne figure pas en clair sur la facture. Subsistent encore trop d’expressions « fantaisistes » : 60 FDM le 10, à réception de facture, en votre aimable règlement, à votre convenance…. La date de règlement d'une facture fait partie des mentions obligatoires.
- Délai de paiement diversifié et très variable pour des mêmes catégories de clients (pratique discriminatoire)
Conseils Triade
- Pratiquer des contrats écrits et « bétonnés » (confirmation de commande par fax ou courriel)
- Faire signer contractuellement et contradictoirement les CGV par les deux parties au contrat
- Mettre en place des CGV adaptées et spécifiques par typologie de clientèle
(Exemple: pour un torréfacteur : CGV propre rédigé pour la GMS, les grossistes entrepositaires et les CHR cafés hôtels restaurants)
Il ne faut pas perdre de vue que l’objectif à atteindre est d’aboutir à une réduction globale des délais de paiement sans bien entendu augmenter les délais contractuels négociés.
2) DELAIS DE PAIEMENT ABUSIFS
Principes et textes
Art. L442-6 du Code de commerce : « Engage la responsabilité de son auteur et l'oblige à réparer le préjudice causé le fait, par tout producteur, commerçant, industriel ou artisan
-De pratiquer des délais de paiement et des conditions de vente ou d’achats discriminatoires.
-D’obtenir ou tenter d’obtenir des délais de paiement dérogatoires aux CGV.
-De soumettre un partenaire à des conditions de règlement manifestement abusives »
Constat
Certaines organisations professionnelles ont travaillé (Triade a participé activement aux travaux préparatoires de deux d’entre elles) à l’élaboration d’un code de bonnes pratiques en matière de comportement de délai de paiement et défini les notions de délai de paiement abusif et de délai de référence par domaine d’activité économique
Mais il faut constater que peu de syndicats ont initié cette démarche….beaucoup de chemin reste à parcourir…
Conseil Triade
- Les adhérents de syndicats professionnels doivent se mobiliser et faire pression afin que leur organisation établisse ce code de bonnes pratiques
- Le diffuser à tous les adhérents et même non adhérents !!!(source de nouvelle adhésion)
- Déposer au Bureau des Usages des Tribunaux de Commerce ce code
- L’intégrer dans les CGV
3) PENALITES DE RETARD
Principes et textes
Les pénalités sont dues dès que l’échéance est dépassée et sans qu’un rappel soit nécessaire.
Constats
- Trop d’entreprises ne distinguent pas les créances qui répondent aux critères du Code de Commerce (certaine, liquide et exigible) de celles qui font l’objet d’un litige et pour lesquelles les pénalités sont exigibles dès le premier jour de retard
- Balance « âgée » inexistante (et oui !!) ou mal exploitée ou carrément inexploitée.
50% des retards de paiement sont dus à des dysfonctionnements internes chez le fournisseur !!
Conseils Triade
Traiter les litiges
- Transformer l'acte de relance en service qualité afin de mieux connaître les motifs de non règlement, remonter des informations pertinentes aux directions concernées, mettre en œuvre des mesures visant à limiter la fréquence des litiges
- Créer une Fiche ou Etat de navette de « SUIVI DE GESTION DE LITIGE » (papier, Excel ou logiciel de traitement relance).
- Prendre soin dans les CGV de définir la notion de litige avec beaucoup de précision
- Fréquemment le client ne se manifeste pas en cas de litige. La pratique du contrôle qualité facturation (relance avant échéance) permettra de détecter et de prouver la matérialité du litige (élément de preuve à fournir si contrôle par DGCCRF)
Traiter les relances
- Informer son client, lors de l'envoi de la première lettre de relance, qu'il est en situation de non respect de ses engagements dans le règlement de ses factures fournisseur
- Rappeler les dispositions de l’article L441-6 du Code de Commerce
Qui stipule « que les pénalités sont dues dès que l’échéance est dépassée, sans qu’un rappel soit nécessaire ».
- Simuler un calcul automatique de pénalités (au taux défini par l’entreprise) de retard afin de sensibiliser les clients et faire un peu de pédagogie (ces pénalités ne sont bien entendu pas comptabilisées) et de l’utiliser comme argumentaire lors des opérations de phoning
A noter qu'il nous a été possible de mesurer l’efficacité de lettres de relance rédigées en tenant compte de la loi NRE (diminution des dérives de paiement et augmentation des encaissements de pénalités)
Annulation des factures de pénalités d’intérêt de retard
En général, il est impossible d’annuler une facture sauf motif légitime. Pour procéder à l’annulation d’une facture d’intérêt de retard il faut alors établir un avoir et justifier cette annulation, par un courrier circonstancié (par exemple client fidèle depuis plus de 10 ans ; demande dérogatoire d’un client pour passation d’une commande exceptionnelle …)
Cet aspect doit être impérativement traité afin de ne pas être accusé de pratique discriminatoire lors d’un contrôle de la DGCCRF
Point de vue de la DGCCRF
La DGCCRF estime que c’est au débiteur de payer spontanément les pénalités en sus du
Principal.
Compte tenu des comportements payeurs d’une certaine typologie de clients débiteurs, nous doutons de la spontanéité de ces derniers …cela nous semble même utopique.
Nous attendons avec impatience les résultats des premiers contrôles DGCCRF
4) TAUX DE PENALITES
Principes et textes
Il ne doit pas être inférieur à 1,5 fois le taux de l’intérêt légal.
Au 31/01/2006 : 2,11 x 1,5 = 3,17 % l’an ; pour 2005 : 2,05 x 1,5 = 3,075%
A défaut de taux bien spécifié par le fournisseur (précisé dans les documents contractuels, fax ou courriels), le taux préconisé est le taux appliqué par la Banque Centrale Européenne (BCE) à son opération de refinancement la plus récente majoré de 7 points (circulaire européenne de juin 2000): 2,0 % + 7 points = 9,0 % l’an. (Depuis le 5 juin 2003)
Il est important de souligner que le taux doit apparaître en clair sur la facture, par exemple 12,00 %
Constat
- Trop souvent nous remarquons que le taux ne figure ni dans les CGV ni sur la facture ou lorsqu’il est mentionné dans les CGV, le taux n’est pas actualisé
Conseils Triade
- Prévoir dans les documents contractuels (devis, confirmation bon de commande,…) ou dans les CGV signées contradictoirement par les deux partenaires, le taux appliqué par l’entreprise.
Ne pas faire référence au mode de calcul:
a)Ceci n'est pas nécessaire.
b) En cas de changement de taux de référence, il faudrait alors changer tous les documents;
c) Simplicité dans les calculs avec des taux faciles et clairs: 10,0%, 12,0% …
- Exemple : Le taux des pénalités de retard peut-être égal à 2 voire 3 ou 4 fois le taux de l’intérêt légal ; ne pas se préoccuper de la limitation du taux de l’usure qui n’est pas applicable aux pénalités ; elles s’apparentent à une clause pénale
Ce taux doit être assez dissuasif pour inciter le débiteur à respecter ses engagements et pour compenser le préjudice subi par le créancier du fait du paiement tardif.
Le débiteur doit-il spontanément s’acquitter des pénalités ?
La position de la DGCCRF est que la responsabilité des pénalités de retard pèserait sur le débiteur et non sur le créancier.
Le créancier doit-il obligatoirement relancer et réclamer les pénalités ?
Oui, à notre avis, pour éviter de se voir reprocher par les agents de la DGCCRF, une discrimination abusive.
5) TAUX D’ESCOMPTE POUR PAIEMENT ANTICIPE.
Principes et textes
Le taux d’escompte appliqué par l’entreprise doit obligatoirement apparaître en clair sur la facture.
Constat
- Trop souvent, le taux ne figure pas dans les CGV, il n’est pas actualisé ou il y a discordance entre CGV et mention sur la facture
Conseils Triade
- Prévoir dans les CGV de définir le taux d’escompte que l’entreprise applique pour un paiement avant la date d’échéance.
-En cas de ventes sans escompte, préciser par une formule sur la facture « escompte 0% pour tout paiement anticipé »
-Lorsque le paiement est réalisé par un prélèvement automatique ou un virement permanent, cette de modalité de versement est un obstacle aux paiements anticipés .Dans ces conditions la mention des conditions d’escompte n’a plus d’objet.
6) FRAIS DE RECOUVREMENT
Le créancier est en droit de réclamer au débiteur un dédommagement raisonnable pour tous les frais de recouvrement encourus à la suite du retard de paiement de ce dernier.
Constat
Nombreuses sont les entreprises qui n’ont pas de Clause pénale
Conseil triade
- Envisager dans les CGV un barème de coût ou de frais ou de participation aux frais :
toute lettre de relance écrite sera facturée sur la base d’un tarif unitaire de 1,50 € HT , mise en demeure 3,00€ ou toute relance téléphonique sera facturée 15,00€ HT
- Intégrer un forfait « frais de gestion de la facture » : par exemple cas mis en place 15,00€ par facture émise inférieure à 300,00€ TTC
- Prévoir dans les CGV l’application de la clause pénale de 15 à 20%. Le point de départ doit être précisé comme par exemple le passage en clients douteux. (Informer le débiteur par une mise en demeure (LR / AR))
- Si procédures contentieuses: le recours à l’article 700 du NCPC, « permet au juge de mettre à la charge des perdants à un procès une somme destinée à compenser le gagnant de tout ou partie de ses frais de contentieux non compris dans les dépens, dès lors que ce dernier en aura fait la demande. Le juge fixe librement cette compensation », doit être demandé au tribunal au moment de l’assignation, pour couvrir les frais de recouvrement.
7) COMPTABILISATION
Rappel de la règle de base
Les pénalités sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire. Elles deviennent ainsi créances certaines et doivent dès lors figurer dans les résultats de l’entreprise.
Mesure d’assouplissement temporaire jusqu’au 31 Décembre 2005 (prolongement en 2006 –loi finance): Les pénalités dues par les clients ne sont comptabilisées que lorsqu’elles sont encaissées.
Conseils CNC
Le CNC semble préconiser qu’il convient de suivre la règle fiscale et de ne comptabiliser qu’au moment de l’encaissement ou du paiement.
Mesure d’assouplissement: Vous devez informer le débiteur qu’il doit ajouter au principal les pénalités qu’il vous doit dès qu’il paie au-delà de l’échéance.
8) AMENDES
Sur le plan pénal : art L 441-6 code com.
L’absence de facturation ou l’omission d’une des mentions obligatoires sont sanctionnées par une amende de 75.000 euros (par exemple l’omission du taux des pénalités de retard). Les juges peuvent réduire ce montant mais peuvent aussi le porter à 50% de la somme facturée ou de la somme qui aurait dû l’être. L’acheteur peut lui aussi être condamné s’il ne réclame pas la facture ou ne prête pas attention aux mentions obligatoires.
Le refus de communiquer ses conditions générales de vente (ou communication de CGV incomplètes) est passible d’une amende de 15.000 euros pour une personne physique et de 75.000 euros pour une personne morale, pouvant aller jusqu’à l’exclusion des marchés publics pendant 5 ans.
Sur le plan fiscal :
Les ventes sans factures, comme les ventes fictives, sont passibles d’une amende égale à 50% des sommes versées ou reçues. Clients et fournisseurs sont solidairement redevables de ces sommes. Toutes omissions ou inexactitudes sont passibles d’une amende de 15 euros par omission.
C’est le tribunal qui fixera aussi le montant éventuel des dommages et intérêts pour le préjudice subi.
CONCLUSION
La lutte contre les retards de paiements dans les transactions commerciales n’est pas récente et ne se limite pas à une préoccupation hexagonale. De nombreux textes antérieurs n'ont malheureusement pas donné de résultats probants (sauf pour les denrées alimentaires, le bétail et viandes, les boissons alcooliques qui font l’objet de délais de paiement réglementés) et la circulaire de Juin 2000 s'applique maintenant au niveau Européen.
La mise en application de lois et règlements ,qui vise à inciter les entreprises à respecter leurs engagements en matière de délai de règlement ,modifie en profondeur, mentalités ,comportements et modes de raisonnement : ce qui demande temps et persévérance..
Il faut espérer que le mécanisme soit enclenché d’une manière irréversible.
Vous êtes-vous interrogé sur vos propres délais de paiement fournisseurs ; réglez-vous spontanément des pénalités de retard lorsque vous payez après la date d’échéance convenue ?
Selon votre pratique, lors de contrôle éventuel, vous prenez le risque d’être en position de faiblesse voire vulnérable, pour défendre votre dossier.
A ce jour, un certain nombre de contrôles et d’enquêtes sur les délais de paiement sont initiés par les agents de la DGCCRF.
Triade reste vigilant sur le sujet et nous ne manquerons pas de porter à votre connaissance les résultats des actions en cours.
Si vous avez des questions ou besoins de précisions au sujet des délais de paiements, n’hésitez pas à contacter et à consulter TRIADE.
Georges Grigliatti
Associé Cabinet Triade
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